BIMBINGAN TEKNIS ADMINISTRASI UMUM MADRASAH BAGI KEPALA DAN OPERATOR MADRASAH SE-KKMI CITEUREUP

Pelaksanaan administrasi pendidikan sangat penting dikarenakan menyangkut semua kegiatan-kegiatan madrasah, baik yang mengenai materi, perencanaan, kerjasama, kepemimpinan, komunikasi, penilaian dan sebagainya. Kesemuanya ini harus dikerjakan dan diatur sedemikian rupa sehingga menciptakan suasana yang memungkinkan terselenggaranya kondisi kegiatan belajar mengajar yang baik sehingga mencapai tujuan pendidikan.

Agar mampu menjalankan proses pendidikan yang berkualitas dan bermutu, maka madrasah sangat dituntut untuk mengoptimalkan seluruh potensi yang ada dimana salah satunya adalah pelayanan dan pengelolaan administrasi madrasah. Masalah administrasi ini merupakan salah satu pilar yang menopang kesuksesan sebuah lembaga pendidikan di madrasah baik itu berstatus negeri maupun madrasah swasta.

Sehubungan hal tersebut diatas, KKMI Citeureup menyelenggarakan kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Administrasi Umum Madrasah bagi Kepala dan Operator Madrasah se-KKMI Citeureup yang dilaksanakan pada tanggal 27 sd 29 Oktober 2015 di Bungalow Sampay Tugu Selatan Cisarua Bogor. Kegiatan yang mengambil tema “Meningkatkan profesionalisme Kepala dan Operator Madrasah untuk Kemajuan Madrasah yang Bermutu” tersebut diikuti seluruh Kepala dan Operator Madrasah Ibtidaiyah se-Kecamatan Citeureup dengan dukungan penuh dan bimbingan dari pengawas pembina. Secara khusus pada bagian administrasi keuangan diadakan pula bimbingan teknis tentang penyusunan LPJ Bos tahun 2015, dan pada bidang kurikulum secara detail dan mendasar diberikan materi khusus tentang Standar Administrasi Madrasah berikut penyusunan Dokumen I KTSP mengingat telah diberlakukannya Kurikulum 2013 bagi siswa kelas 1 dan 4 bahkan untuk mata pelajaran PAI dan Bahasa Arab diberlakukan untuk semua tingkatan kelas yang tentunya terjadi perubahan mendasar dalam penyusunan dokumen kurikulum.

Bagi rekan-rekan yang ingin memiliki buku Standar Administrasi Madrasah setebal 356 halaman yang berisi sejumlah dokumen standar administrasi madrasah sekalipun bukan final tetapi hanyalah contoh format yang dapat disesuaikan dengan kondisi masing-masing madrasah silahkan klik DISINI. Bahkan untuk beberapa format file dalam bentuk MS Word dan Exel dapat diunduh DISINI. Semoga bermanfaat.

Untuk menambah wawasan kita, berikut kami sampaikan sedikit paparan tentang administrasi madrasah dari beberapa sumber dengan beberapa penyesuaian yang diperlukan.

DEFINISI ADMINISTRASI MADRASAH

yaitu segala usaha bersama untuk mendayagunakan sumber-sumber, baik personal maupun material, secara efektif dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan pendidikan di madrasah secara optimal.

PRINSIP UMUM ADMINISTRASI MADRASAH

Administrasi Madrasah bersifat praktis dan fleksibel, dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi dan situasi nyata di sekolah. Administrasi Madrasah berfungsi sebagai sumber informasi bagi peningkatan pengelolaan pendidikan dan kegiatan belajar-mengajar.

1.   ADMINISTRASI KESISWAAN

Administrasi kesiswaan dilakukan agar transformasi siswa menjadi lulusan yang dikehendaki oleh tujuan pendidikan yang telah ditetapkan dapat berlangsung secara efektif dan efisien
Administrasi kesiswaan merupakan proses pengurusan segala hal yang berkaitan dengan siswa, pembinaan selama siswa berada di madrasah, sampai dengan siswa menamatkan pendidikannya melalui penciptaan suasana yang kondusif terhadap berlangsungnya proses belajar mengajar yang efektif.

Adapun fungsi Administrasi Kesiswaan diantaranya adalah :

1.   mengetahui secara umum kondisi siswa yang sedang mengikuti pembelajaran pada setiap tahun pembelajran,

2.   merencanakan jumlah siswa yang dapat direkrut untuk tahun pembelajaran berikutnya

3.   sebagai masukan dalam merencanakan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Madrasah (RAPBM).

Sementara itu, kegiatan dalam Administrasi Kesiswaan diantaranya meliputi :

1.   Penerimaan Siswa adalah proses pencatatan dan layanan kepada siswa yang baru masuk sekolah, setelah mereka memenuhi persyaratan-persyaratan yang ditentukan oleh sekolah itu

2.   Pembinaan Siswa adalah pemberian layanan kepada siswa di suatu lembaga pendidikan baik di dalam maupun di luar jam belajarnya di kelas.

3.   Tamat belajar untuk sekolah menengah, pada dasarnya merupakan pencapaian salah satu tangga untuk pendidikan lebih lajut, atau pencapaian suatu ketrampilan yang dapat dipergunakan untuk menopang kehidupan di masyarakat.

2.  ADMINISTRASI PRASANA DAN SARANA

Prasarana dan Sarana adalah semua benda bergerak maupun yang tidak bergerak, yang diperlukan untuk menunjang penyelenggaraan proses belajar mengajar baik secara langsung maupun tidak langsung.

Adapun kegiatan dalam Administrasi Prasarana & Sarana

1.    Perencanaan Kebutuhan.

Penyusunan daftar kebutuhan prasarana dan sarana didasarkan atas pertimbangan bahwa :

·       Karena berkembangnya kebutuhan madrasah

·       Untuk penggantian barang-barang yang rusak, dihapuskan, atau hilang

·       Untuk persediaan barang

2.    Pengadaan Prasarana dan Sarana Pendidikan

Pengadaan adalah kegiatan untuk meghadirkan prasarana dan sarana pendidikan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas madrasah. Pengadaan tersebut dapat dilaksanaka dengan cara: (1) Pembelian (2) Buatan sendiri (3) Penerimaan hibah atau bantuan (4) Penyewaan (5) Pinjaman (6) Pendaurulangan.

3.    Penyimpanan Prasarana dan sarana Pendidikan

Penyimpanan adalah kegiatan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan persediaan prasarana dan sarana di dalam ruang penyimpanan/gudang.

4.    Inventarisasi Prasarana dan Sarana Pendidikan

Inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan dan pencatatan barang-barang yang menjadi milik madrasah menengah yang bersangkutan ke dalam suatu daftar inventaris barang.

5.    Pemeliharaan Prasarana dan Sarana Pendidikan

Pemeliharaan merupakan kegiatan penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut dalam kondisi baik dan siap pakai. Pemeliharaan berbeda dengan rehabilitasi. Rehabilitasi adalah perbaikan berskala besar dan dilakukan pada waktu tertentu saja.

6.    Penghapusan Prasarana dan Sarana Pendidikan

Penghapusan adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik negara/daerah dari daftar inventaris karena barang itu dianggap sudah tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi sebagaimana diharapkan, atau biaya pemeliharaannya sudah terlalu mahal.

7.    Pengawasan Prasarana dan Sarana

 Pengawasan Prasarana dan Sarana merupakan kegiatan pengamatan, pemerikasaan dan penilaian terhadap pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah untuk menghindari penyimpangan, penggelapan atau penyalahgunaan.

3.    ADMINISTRASI PERSONAL

Personel Pendidikan adalah golongan petugas yang membidangi edukatif dan yang membidangi kegiatan nonedukatif (ketatausahaan).

Personel bidang edukatif ialah mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar mengajar, yaitu guru dan konselor dan konseling (BK), sedangkan yang termasuk di dalam kelompok personal bidang nonedukatif, adalah petugas tata usaha dan penjaga atau pesuruh madrasah.

Tenaga pendidik, berdasarkan Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301 adalah tenaga yang memiliki kompetensi sesuai dengan bidang keahliannya dan ditugaskan untuk mengajar/sebagai guru. Sedangkan tenaga kependidikan adalah tenaga yang memiliki komptensi sesuai dengan bidang keahliannya yang ditugaskan untuk mendukung pelaksanaan pembelajaran di sekolah. Tenaga kependidikan meliputi: (1) pustakawan, (2) tenaga administrasi, (3) laboran, dan (4) penjaga sekolah.

Tenaga pendidik dan kependidikan bertugas : menyelenggarakan kegiatan mengajar, melatih, meneliti,mengembangkan,mengelola, dan/atau memberikan pelayanan teknis dalam bidang pendidikan.

Administrasi Kepegawaian antara lain meliputi: (1) Inventarisasi pegawai; (2) Pengusulan formasi pegawai; (3) Pengusulan pengangkatan, kenaikan tingkat, kenaikan berkala, dan mutasi; (4) Mengatur usaha kesejahteraan; (5) Mengatur pembagian tugas.

Adminsitrasi Pendidik dan Tenaga Kependidikan meliputi kegiatan pencatatan tentang:

1. Ketersedian tenaga dan tenega kependidikan, yang meliputi : (a) jumlah keseluruhan tenaga pendidik, dan (b)jumlah tenaga pendidikan pada setiap tahun, dan (c) distribusi bidang keahliannnya.
2. Identitas pendidik dan tenaga kependidikan, yangmeliputi: (a) jenis kelamin, (b) umur (tempat tanggallahir), (c) latar belakang pendidikan tenaga pendidik dantenaga kependidikan, (d) ekepangkatan/golongan ruangtenaga pendidik dan tenaga kependidikan, (5) masakerja tenaga pendidik dan kependidikan terhitung mulai TMT (tanggal mulai terbit) berdasarkan Surat Keputusan.
3. Status tenaga pendidik dan tenaga kependidikan, yang meliputi: (a) status pegawai (tetap/honorer/diperbantukan).

Adapun tujuan Administrasi Personel :

(a) untuk menghitung ketersedian jmlah tenaga berdasarkan jumlah rombongan belajar pda tiap-tiap kelas, sehingga tidak terjadi overload ja pembelajaran,

(b) untuk digunakan sebagai dasar perencanaan penambahan dan pengembangan tenaga.
Khusus untuk tenaga pendidik, administrasi juga mencatat: (1) distribusi tugas mengajar, dan (2) beban jam pembelajaran pada tiap semester.

4.      ADMINISTRASI KEUANGAN

       Komponen keuangan sekolah merupakan ketatausahaan dan tindakan keuangan meliputi pencatatan data, perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, dan pertanggung jawaban keuangan. Keuangan merupakan faktor penting untuk melakukan kegiatan hal ini sukar sekali dibayangkan pelaksanaan kegiatan tersebut tanpa uang. Namun dibalik itu, mengadakan uang untuk melaksanakan kegiatan itupun tidak mudah. Oleh karena itu pengadministrasian keuangan sangat perlu demi tercapainya efektifitas dan efesiensi.
Adapun tugas keuangan yaitu antara lain :

a.    Perencanaan RAPBM

b.    Pelaksanaan Anggaran dan Pertanggungjawaban Keuangan.

– Bantuan operasional sekolah (BOS)

– Bantuan operasional Pendidikan (BOP)

– Komite Madrasah

– Zakat, Infaq dan Shadaqah.

5.      Administrasi Kurikulum

•  ketersediaan kurikulum yang digunakan sebagai pegangan mengajar pada tiap angkatan,

• ketersediaan jabaran kurikulum dari tiap-tiap mata pelajaran, yang meliputi: SK (Standar Kompetensi), KD (Kompetensi Dasar), dan Indikator,

• ketersediaan Satuan Acara pembelajaran /Rencana Pelaksanaan Pembelajaran pada tiap mata pelajaran pada setiap tingkatan kelas,

• deskripsi sajian pokok bahasan dari tiap mata pelajaran untuk tiap-tiap semester pembelajaran.

• Disamping mencatat pelaksanaan kurikulum nasional, administrasi kurikulum juga mencatat kurikulum lokal/muatan lokal serta pengalokasian waktu pembelajaran kurikulum muatan lokal.

6.      ADMINISTRASI HUMAS

      Sekolah sebagai suatu sistem sosial merupakan bagian integral dari system social yang lebih besar, yaitu masyarakat. Maju mundurnya sumber daya manusia (SDM) pada suatu daerah, tidak hanya bergantung pada upaya-upaya yang dilakukan sekolah. Namun sangat bergantung kepada tingkat partisipasi masyarakat terhadap pendidikan Semakin tinggi tingkat partisipasi masyarakat terhadap pendidikan di suatu daerah, akan semakin maju pula sumber daya manusia pada daerah tersebut, dan sebaliknya.

Oleh karena itu, masyarakat hendaknya selalu dilibatkan dalam pembangunan pendidikan di daerah. Masyarakat hendaknya ditumbuhkan “rasa ikut memiliki” madrasah di daerah sekitarnya. Maju-mundurnya sekolah di lingkungannya juga merupakan tanggungjawab bersama masyarakat setempat.

Referensi : 

Media Pustaka

Ponpes Ashshidiqiyah