Pelaksanaan
administrasi pendidikan sangat penting dikarenakan menyangkut semua kegiatan-kegiatan
madrasah, baik yang mengenai materi, perencanaan, kerjasama, kepemimpinan,
komunikasi, penilaian dan sebagainya. Kesemuanya ini harus dikerjakan dan
diatur sedemikian rupa sehingga menciptakan suasana yang memungkinkan
terselenggaranya kondisi kegiatan belajar mengajar yang baik sehingga mencapai
tujuan pendidikan.
Agar
mampu menjalankan proses pendidikan yang berkualitas dan bermutu, maka madrasah
sangat dituntut untuk mengoptimalkan seluruh potensi yang ada dimana salah satunya
adalah pelayanan dan pengelolaan administrasi madrasah. Masalah administrasi
ini merupakan salah satu pilar yang menopang kesuksesan sebuah lembaga
pendidikan di madrasah baik itu berstatus negeri maupun madrasah swasta.
Sehubungan
hal tersebut diatas, KKMI Citeureup menyelenggarakan kegiatan Bimbingan Teknis
(Bimtek) Administrasi Umum Madrasah bagi Kepala dan Operator Madrasah se-KKMI
Citeureup yang dilaksanakan pada tanggal 27 sd 29 Oktober 2015 di Bungalow
Sampay Tugu Selatan Cisarua Bogor. Kegiatan yang mengambil tema “Meningkatkan profesionalisme Kepala dan
Operator Madrasah untuk Kemajuan Madrasah yang Bermutu” tersebut diikuti
seluruh Kepala dan Operator Madrasah Ibtidaiyah se-Kecamatan Citeureup dengan
dukungan penuh dan bimbingan dari pengawas pembina. Secara khusus pada bagian
administrasi keuangan diadakan pula bimbingan teknis tentang penyusunan LPJ Bos
tahun 2015, dan pada bidang kurikulum secara detail dan mendasar diberikan
materi khusus tentang Standar Administrasi Madrasah berikut penyusunan Dokumen
I KTSP mengingat telah diberlakukannya Kurikulum 2013 bagi siswa kelas 1 dan 4
bahkan untuk mata pelajaran PAI dan Bahasa Arab diberlakukan untuk semua
tingkatan kelas yang tentunya terjadi perubahan mendasar dalam penyusunan dokumen
kurikulum.
Bagi
rekan-rekan yang ingin memiliki buku Standar Administrasi Madrasah setebal 356
halaman yang berisi sejumlah dokumen standar administrasi madrasah sekalipun bukan
final tetapi hanyalah contoh format yang dapat disesuaikan dengan kondisi
masing-masing madrasah silahkan klik DISINI. Bahkan untuk beberapa format file
dalam bentuk MS Word dan Exel dapat diunduh DISINI. Semoga bermanfaat.
Untuk
menambah wawasan kita, berikut kami sampaikan sedikit paparan tentang
administrasi madrasah dari beberapa sumber dengan beberapa penyesuaian yang diperlukan.
DEFINISI
ADMINISTRASI MADRASAH
yaitu
segala usaha bersama untuk mendayagunakan sumber-sumber, baik personal maupun
material, secara efektif dan efisien guna menunjang tercapainya tujuan
pendidikan di madrasah secara optimal.
PRINSIP
UMUM ADMINISTRASI MADRASAH
Administrasi Madrasah bersifat praktis
dan fleksibel, dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi dan situasi nyata di
sekolah. Administrasi Madrasah berfungsi sebagai sumber informasi bagi
peningkatan pengelolaan pendidikan dan kegiatan belajar-mengajar.
1.
ADMINISTRASI
KESISWAAN
Administrasi
kesiswaan dilakukan agar transformasi siswa menjadi lulusan yang dikehendaki
oleh tujuan pendidikan yang telah ditetapkan dapat berlangsung secara efektif
dan efisien
Administrasi kesiswaan merupakan proses pengurusan segala hal yang berkaitan dengan siswa, pembinaan selama siswa berada di madrasah, sampai dengan siswa menamatkan pendidikannya melalui penciptaan suasana yang kondusif terhadap berlangsungnya proses belajar mengajar yang efektif.
Administrasi kesiswaan merupakan proses pengurusan segala hal yang berkaitan dengan siswa, pembinaan selama siswa berada di madrasah, sampai dengan siswa menamatkan pendidikannya melalui penciptaan suasana yang kondusif terhadap berlangsungnya proses belajar mengajar yang efektif.
Adapun
fungsi Administrasi Kesiswaan diantaranya adalah :
1.
mengetahui
secara umum kondisi siswa yang sedang mengikuti pembelajaran pada setiap tahun
pembelajran,
2.
merencanakan
jumlah siswa yang dapat direkrut untuk tahun pembelajaran berikutnya
3.
sebagai
masukan dalam merencanakan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Madrasah
(RAPBM).
Sementara itu,
kegiatan dalam Administrasi Kesiswaan diantaranya meliputi :
1.
Penerimaan
Siswa adalah proses pencatatan dan layanan kepada siswa yang baru masuk
sekolah, setelah mereka memenuhi persyaratan-persyaratan yang ditentukan oleh
sekolah itu
2.
Pembinaan
Siswa adalah pemberian layanan kepada siswa di suatu lembaga pendidikan baik di
dalam maupun di luar jam belajarnya di kelas.
3.
Tamat
belajar untuk sekolah menengah, pada dasarnya merupakan pencapaian salah satu
tangga untuk pendidikan lebih lajut, atau pencapaian suatu ketrampilan yang
dapat dipergunakan untuk menopang kehidupan di masyarakat.
2. ADMINISTRASI PRASANA DAN SARANA
Prasarana dan Sarana adalah semua
benda bergerak maupun yang tidak bergerak, yang diperlukan untuk menunjang
penyelenggaraan proses belajar mengajar baik secara langsung maupun tidak
langsung.
Adapun kegiatan dalam Administrasi
Prasarana & Sarana
1. Perencanaan Kebutuhan.
Penyusunan daftar kebutuhan prasarana dan sarana
didasarkan atas pertimbangan bahwa :
·
Karena
berkembangnya kebutuhan madrasah
·
Untuk
penggantian barang-barang yang rusak, dihapuskan, atau hilang
·
Untuk
persediaan barang
2. Pengadaan Prasarana dan Sarana
Pendidikan
Pengadaan adalah kegiatan untuk
meghadirkan prasarana dan sarana pendidikan dalam rangka menunjang pelaksanaan
tugas-tugas madrasah. Pengadaan tersebut dapat dilaksanaka dengan cara: (1)
Pembelian (2) Buatan sendiri (3) Penerimaan hibah atau bantuan (4) Penyewaan
(5) Pinjaman (6) Pendaurulangan.
3. Penyimpanan Prasarana dan sarana
Pendidikan
Penyimpanan adalah kegiatan
pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan persediaan prasarana dan sarana di
dalam ruang penyimpanan/gudang.
4. Inventarisasi Prasarana dan Sarana
Pendidikan
Inventarisasi adalah kegiatan
melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan dan pencatatan
barang-barang yang menjadi milik madrasah menengah yang bersangkutan ke dalam
suatu daftar inventaris barang.
5. Pemeliharaan Prasarana dan Sarana
Pendidikan
Pemeliharaan merupakan kegiatan
penjagaan atau pencegahan dari kerusakan suatu barang, sehingga barang tersebut
dalam kondisi baik dan siap pakai. Pemeliharaan berbeda dengan rehabilitasi.
Rehabilitasi adalah perbaikan berskala besar dan dilakukan pada waktu tertentu
saja.
6. Penghapusan Prasarana dan Sarana
Pendidikan
Penghapusan adalah kegiatan meniadakan
barang-barang milik negara/daerah dari daftar inventaris karena barang itu
dianggap sudah tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi
sebagaimana diharapkan, atau biaya pemeliharaannya sudah terlalu mahal.
7. Pengawasan Prasarana dan Sarana
Pengawasan
Prasarana dan Sarana merupakan kegiatan pengamatan, pemerikasaan dan penilaian
terhadap pelaksanaan administrasi sarana dan prasarana pendidikan di sekolah
untuk menghindari penyimpangan, penggelapan atau penyalahgunaan.
3. ADMINISTRASI PERSONAL
Personel
Pendidikan adalah golongan petugas yang membidangi edukatif dan yang membidangi
kegiatan nonedukatif (ketatausahaan).
Personel
bidang edukatif ialah mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar
mengajar, yaitu guru dan konselor dan konseling (BK), sedangkan yang termasuk
di dalam kelompok personal bidang nonedukatif, adalah petugas tata usaha dan
penjaga atau pesuruh madrasah.
Tenaga
pendidik, berdasarkan Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 78,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301 adalah tenaga yang
memiliki kompetensi sesuai dengan bidang keahliannya dan ditugaskan untuk
mengajar/sebagai guru. Sedangkan tenaga kependidikan adalah tenaga yang
memiliki komptensi sesuai dengan bidang keahliannya yang ditugaskan untuk
mendukung pelaksanaan pembelajaran di sekolah. Tenaga kependidikan meliputi:
(1) pustakawan, (2) tenaga administrasi, (3) laboran, dan (4) penjaga sekolah.
Tenaga pendidik dan kependidikan
bertugas : menyelenggarakan kegiatan mengajar, melatih,
meneliti,mengembangkan,mengelola, dan/atau memberikan pelayanan teknis dalam
bidang pendidikan.
Administrasi Kepegawaian antara lain
meliputi: (1) Inventarisasi pegawai; (2) Pengusulan formasi pegawai; (3) Pengusulan
pengangkatan, kenaikan tingkat, kenaikan berkala, dan mutasi; (4) Mengatur
usaha kesejahteraan; (5) Mengatur pembagian tugas.
Adminsitrasi Pendidik dan Tenaga
Kependidikan meliputi kegiatan pencatatan tentang:
- Ketersedian tenaga dan tenega kependidikan, yang meliputi : (a) jumlah keseluruhan tenaga pendidik, dan (b)jumlah tenaga pendidikan pada setiap tahun, dan (c) distribusi bidang keahliannnya.
- Identitas pendidik dan tenaga kependidikan, yangmeliputi: (a) jenis kelamin, (b) umur (tempat tanggallahir), (c) latar belakang pendidikan tenaga pendidik dantenaga kependidikan, (d) ekepangkatan/golongan ruangtenaga pendidik dan tenaga kependidikan, (5) masakerja tenaga pendidik dan kependidikan terhitung mulai TMT (tanggal mulai terbit) berdasarkan Surat Keputusan.
- Status tenaga pendidik dan tenaga kependidikan, yang meliputi: (a) status pegawai (tetap/honorer/diperbantukan).
Adapun tujuan Administrasi Personel :
(a) untuk menghitung ketersedian jmlah
tenaga berdasarkan jumlah rombongan belajar pda tiap-tiap kelas, sehingga tidak
terjadi overload ja pembelajaran,
(b) untuk digunakan sebagai dasar
perencanaan penambahan dan pengembangan tenaga.
Khusus untuk tenaga pendidik, administrasi juga mencatat: (1) distribusi tugas mengajar, dan (2) beban jam pembelajaran pada tiap semester.
Khusus untuk tenaga pendidik, administrasi juga mencatat: (1) distribusi tugas mengajar, dan (2) beban jam pembelajaran pada tiap semester.
4. ADMINISTRASI KEUANGAN
Komponen
keuangan sekolah merupakan ketatausahaan dan tindakan keuangan meliputi
pencatatan data, perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, dan pertanggung jawaban
keuangan. Keuangan merupakan faktor penting untuk melakukan kegiatan hal ini
sukar sekali dibayangkan pelaksanaan kegiatan tersebut tanpa uang. Namun
dibalik itu, mengadakan uang untuk melaksanakan kegiatan itupun tidak mudah.
Oleh karena itu pengadministrasian keuangan sangat perlu demi tercapainya
efektifitas dan efesiensi.
Adapun tugas keuangan yaitu antara lain :
Adapun tugas keuangan yaitu antara lain :
a.
Perencanaan
RAPBM
b.
Pelaksanaan
Anggaran dan Pertanggungjawaban Keuangan.
– Bantuan operasional sekolah (BOS)
– Bantuan operasional Pendidikan (BOP)
– Komite Madrasah
– Zakat, Infaq dan Shadaqah.
5. Administrasi Kurikulum
• ketersediaan kurikulum yang digunakan sebagai
pegangan mengajar pada tiap angkatan,
• ketersediaan jabaran kurikulum dari
tiap-tiap mata pelajaran, yang meliputi: SK (Standar Kompetensi), KD
(Kompetensi Dasar), dan Indikator,
• ketersediaan Satuan Acara
pembelajaran /Rencana Pelaksanaan Pembelajaran pada tiap mata pelajaran pada
setiap tingkatan kelas,
• deskripsi sajian pokok bahasan dari
tiap mata pelajaran untuk tiap-tiap semester pembelajaran.
• Disamping mencatat pelaksanaan
kurikulum nasional, administrasi kurikulum juga mencatat kurikulum lokal/muatan
lokal serta pengalokasian waktu pembelajaran kurikulum muatan lokal.
6. ADMINISTRASI HUMAS
Sekolah
sebagai suatu sistem sosial merupakan bagian integral dari system social yang
lebih besar, yaitu masyarakat. Maju mundurnya sumber daya manusia (SDM) pada suatu
daerah, tidak hanya bergantung pada upaya-upaya yang dilakukan sekolah. Namun
sangat bergantung kepada tingkat partisipasi masyarakat terhadap pendidikan Semakin
tinggi tingkat partisipasi masyarakat terhadap pendidikan di suatu daerah, akan
semakin maju pula sumber daya manusia pada daerah tersebut, dan sebaliknya.
Oleh karena itu, masyarakat
hendaknya selalu dilibatkan dalam pembangunan pendidikan di daerah. Masyarakat
hendaknya ditumbuhkan “rasa ikut memiliki” madrasah di daerah sekitarnya.
Maju-mundurnya sekolah di lingkungannya juga merupakan tanggungjawab bersama
masyarakat setempat.
Referensi :